Kostenlos für ehrenamtliche Teams
Plant den Dienstplan für eure nächste Veranstaltung gemeinsam.
Leg deine Veranstaltung an, lade dein Team ein und beschreibe die Schichten einmal. Alle buchen, was ihnen passt, und werden vor jeder Schicht erinnert.
Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.
- Kostenlos und nicht kommerziell
- Nichts zu installieren
- Kein Tracking, keine Werbung
Für wen
Zwei Seiten desselben Dienstplans
Jemand muss den Plan machen, und jemand muss am Tag selbst da sein. WirkSam ist für beide da.
Für Organisierende
Du machst den Plan
Alles, was sonst in einer Tabelle steht und per E-Mail hinterhergetragen wird: wer welchen Dienst übernimmt und welche Plätze noch frei sind.
- Leg deine Veranstaltung selbst an. Niemand muss sie freigeben.
- Lade dein Team per E-Mail oder mit einem Link ein.
- Beschreibe eine Aufgabe einmal, und alle ihre Schichten entstehen daraus.
- Sieh auf einen Blick, wo noch Leute fehlen.
Für Helfende
Du packst mit an
Deine Schichten stehen in einer Liste statt in einer Tabelle oder einer Mail an alle, und vor jeder bekommst du eine Erinnerung.
- Einladung öffnen, anmelden, dabei.
- Sag, wann du kannst, bevor die Schichten verteilt werden.
- Buche, was passt, und sag rechtzeitig ab, wenn nötig.
- Vor jeder Schicht eine Erinnerung, über den Weg, den du nutzt.
Der Ablauf
Vom leeren Kalender zur besetzten Veranstaltung
Vier Schritte, egal auf welcher Seite du stehst.
Veranstaltung anlegen
Ein Name und die Tage. Sie gehört dir und bleibt privat, bis du etwas anderes entscheidest.
Deine Leute einladen
Eine Liste von Adressen einfügen oder einen Link teilen. Die Rolle bestimmst du.
Schichten erzeugen
Beschreibe eine Aufgabe einmal (Tage, Zeiten, Länge, Personenzahl), und alle Schichten werden für dich berechnet.
Veröffentlichen und füllen lassen
Dein Team bucht, was passt. Du siehst, wie sich die Lücken schließen.
Danach den Dienstplan drucken oder auswerten, wie sich die Arbeit verteilt.
Funktionen
Alles, was ein Dienstplan braucht
Schichten erzeugen, einen gemeinsamen Plan teilen, den Überblick behalten und rechtzeitig erinnern.
Das Muster einmal beschreiben
Du legst die Tage, die täglichen Zeiten, die Schichtlänge und die Personenzahl fest, und die Schichten entstehen daraus.
- Wenn die Zeit nicht aufgeht, wählst du: Rest weglassen, letzte Schicht kürzen oder verlängern.
- An einem Tag andere Zeiten? Eine Ausnahme anlegen, ohne den Rest anzufassen.
- Die Vorschau zeigt jede Schicht, bevor sie angelegt wird. Klick eine an, um sie wegzulassen.
Ein Plan, den alle gleich sehen
Die Aufgaben deiner Veranstaltung als Liste, als Karten oder im Kalender, mit den freien Plätzen an jeder Schicht.
- Suchen und filtern nach Kategorie, Ort oder Datum.
- Volle Schichten ausblenden und nur sehen, was noch fehlt.
- Die App zeigt immer nur eine Veranstaltung, so liest niemand im falschen Plan.
Deine Zusagen an einem Ort
Alles, wofür du dich eingetragen hast, das Nächste zuerst. Absagen können nur du oder die Organisation.
- Filtere nach demnächst, diesem Monat oder allem.
- Mit zwei Klicks absagen, und der Platz wird wieder frei.
- Im eigenen Kalender abonnieren, dann stehen die Schichten neben dem Rest der Woche.
Erinnerungen, die ankommen
Ein Dienstplan funktioniert nur, wenn die Leute ihre Schichten nicht vergessen. WirkSam erinnert vor jeder Schicht, auf dem Weg, den du wirklich liest.
- E-Mail, Browser-Push oder Telegram, für jede Art von Benachrichtigung einzeln wählbar.
- Alles landet zusätzlich im Posteingang in der App.
- Du kannst alles abschalten.
Nächstes Jahr nicht wieder von vorn
Kopiere eine Veranstaltung, die es schon gab, auf neue Termine. Aufgaben, Schichten und Zeiten kommen mit, und das Original bleibt, wie es war.
- Die neuen Termine einmal setzen: Alles rückt mit und landet auf demselben Wochentag wie beim letzten Mal.
- Nur die Aufgaben anhaken, die wieder dabei sind. Der Rest bleibt zurück.
- Die Eintragungen vom letzten Mal kommen nicht mit, die Kopie startet mit leeren Schichten.
Und der Rest
Rollen, die zur Wirklichkeit passen
Jede Veranstaltung hat eine:n Eigentümer:in, Organisator:innen und Mitglieder. Du kannst jemanden befördern, die Veranstaltung weitergeben oder kürzertreten. Ohne Verantwortliche bleibt sie dabei nie.
Verfügbarkeit vorab
Sammle ein, wer wann kann, und sieh die Verfügbarkeit des ganzen Teams auf einen Blick, bevor du Schichten verteilst.
Kalender-Abo
Ein privater Link bringt deine gebuchten Schichten in Google Kalender, Apple Kalender oder Outlook und hält sie aktuell.
Auswertungen und Druck
Sieh, wie sich die Arbeit auf dein Team verteilt, und drucke einen sauberen Dienstplan pro Aufgabe oder für die ganze Veranstaltung.
Öffentlich, wenn du magst
Lass deine Veranstaltung privat oder stell sie öffentlich, damit alle Angemeldeten anfragen können. Wer mitmachen darf, entscheidet weiterhin ihr.
Deutsch und Englisch, hell und dunkel
Die ganze App gibt es in beiden Sprachen, hell und dunkel, und sie funktioniert auf dem Handy genauso wie am Rechner.
Über WirkSam
Ein kleines Projekt, offen betrieben
WirkSam ist für kirchliche Veranstaltungen und Gemeindearbeit entstanden. Dort ist der Dienstplan meist eine Tabelle, die so lange per E-Mail herumgereicht wird, bis niemand mehr weiß, welche Fassung gilt.
Der Name ist ein Wortspiel aus „wirksam“ und „zusammen“. Ehrenamt funktioniert am besten, wenn wir gemeinsam anpacken, daher WirkSam.
Standardmäßig privat
Eine neue Veranstaltung sehen nur die Leute, die du einlädst. Du kannst sie öffentlich stellen, wenn du willst, und auch dann entscheidet ihr, wer mitmachen darf.
Wir speichern sehr wenig
Deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, dein Profilbild und die Schichten, die du gebucht hast. Wir nutzen kein Tracking und keine Analyse-Dienste, und Cookies nur, damit du angemeldet bleibst.
Datenschutz, ernst gemeint
Betrieben aus Deutschland nach deutschem und europäischem Recht. Du kannst eine Kopie deiner Daten anfordern, sie berichtigen lassen oder dein Konto löschen. Dann sind deine persönlichen Daten endgültig weg.
Kostenlos, und ehrlich dabei
Es gibt keine Bezahlversion und keine Werbung. WirkSam ist ein privates, nicht kommerzielles Projekt und wird so bereitgestellt, wie es ist, ohne Zusage, dass es jederzeit erreichbar ist.
Alles Weitere steht im Kleingedruckten: DatenschutzNutzungsbedingungenImpressum
Fragen
Häufige Fragen
Die kurzen Antworten auf das, was die meisten vor dem Start wissen wollen.
Was ist WirkSam?
WirkSam ist eine kostenlose Web-App, mit der ihr Schichten für Ehrenamtliche plant. Du legst eine Veranstaltung an und beschreibst die Aufgaben, und die Schichten werden daraus erzeugt. Die Helfenden buchen die Plätze, die ihnen passen, und bekommen vor jeder Schicht eine Erinnerung. Entstanden ist WirkSam für kirchliche Veranstaltungen und Gemeindearbeit, es passt aber zu jeder Veranstaltung, die von Ehrenamtlichen getragen wird.
Für wen ist WirkSam?
Für alle, die eine Veranstaltung mit Ehrenamtlichen besetzen müssen: Gemeinden, kirchliche Feste wie Pfingsten oder den Kirchentag, Jugendgruppen, Vereine und Verbände. Die Organisation plant die Schichten und behält den Überblick, die Helfenden tragen sich ein und sehen ihre eigenen Schichten an einem Ort.
Was kostet WirkSam?
Nichts. Es gibt keine Bezahlversion und keine Werbung. WirkSam ist ein privates, nicht kommerzielles Projekt.
Brauchen Helfende ein Konto?
Ja, ein kostenloses, damit jede Buchung zu einer Person gehört und die Erinnerung auch ankommt. Für die Anmeldung reichen E-Mail-Adresse und Passwort. Wer eingeladen wurde, öffnet den Link, meldet sich an und ist dabei.
Wer kann meine Veranstaltung sehen?
Nur die Leute, die du einlädst. Eine neue Veranstaltung ist privat: Du fügst Leute per E-Mail oder über einen Einladungslink hinzu. Stellst du sie öffentlich, können alle Angemeldeten anfragen, und ihr entscheidet weiterhin, wer mitmachen darf.
Wie funktionieren die Erinnerungen?
WirkSam erinnert vor jeder Schicht per E-Mail, Push-Benachrichtigung im Browser oder Telegram. Jede Person wählt den Kanal für jede Art von Benachrichtigung selbst und kann alles abschalten. Zusätzlich landet alles im Posteingang in der App.
Kann ich meine Schichten in meinem eigenen Kalender sehen?
Ja. Ein privater Abo-Link bringt deine gebuchten Schichten in Google Kalender, Apple Kalender oder Outlook und hält sie aktuell, wenn sich etwas ändert.
Kann ich die Veranstaltung vom letzten Jahr wiederverwenden?
Ja. Kopiere eine Veranstaltung auf neue Termine, dann kommen Aufgaben, Schichten und Zeiten mit und landen auf denselben Wochentagen wie zuvor. Die Eintragungen kommen nicht mit, die Kopie startet also mit leeren Schichten.
Was passiert mit meinen Daten?
WirkSam speichert deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, dein Profilbild und die Schichten, die du gebucht hast. Es gibt kein Tracking und keine Analyse-Dienste, und Cookies nur, damit du angemeldet bleibst. Betrieben wird WirkSam aus Deutschland nach der DSGVO: Du kannst eine Kopie deiner Daten anfordern, sie berichtigen lassen oder dein Konto endgültig löschen.
Kann ich WirkSam ohne Anmeldung ausprobieren?
Ja. Die Demo legt eine Beispielveranstaltung mit Aufgaben, Schichten und ein paar Teammitgliedern an, wahlweise aus Sicht der Organisation oder der Helfenden. Eine E-Mail-Adresse brauchst du dafür nicht, und nach einer Stunde wird die Demo gelöscht.
In welchen Sprachen gibt es WirkSam?
Auf Deutsch und Englisch. Die ganze App gibt es in beiden Sprachen, hell und dunkel, und sie funktioniert auf dem Handy genauso wie am Rechner.
Kann ich WirkSam selbst betreiben?
Ja. WirkSam ist Open Source unter der MIT-Lizenz, der Code liegt auf GitHub unter github.com/Blaxzter/wirksam. Es läuft mit Docker Compose, und auf deiner eigenen Installation entscheidest du, wer sich registrieren darf.
Loslegen
Bereit für eure nächste Veranstaltung?
Melde dich an, leg deine Veranstaltung an und lade dein Team ein. Niemand muss dich vorher freischalten.